“ระบบสนับสนุนที่พร้อมใช้ โปร่งใส ปลอดภัย และตอบสนองทันเวลา เพื่อคุณภาพบริการสุขภาพที่ต่อเนื่อง”
งานบริหารทั่วไป คือกลไกสนับสนุนหลังบ้านที่ทำให้หน่วยบริการทางการแพทย์สามารถดูแลผู้ป่วยได้อย่างต่อเนื่อง ปลอดภัย และมีประสิทธิภาพ
กลุ่มงานบริหารทั่วไป เป็นหน่วยงานสนับสนุนหลักของโรงพยาบาล มีบทบาทในการบริหารจัดการงานธุรการ งานสารบรรณ งานพัสดุ งานอาคารสถานที่ งานยานพาหนะ งานรักษาความปลอดภัย งานแม่บ้าน งานสิ่งแวดล้อม การสนับสนุนการประชุม และงานประสานงานทั่วไป เพื่อให้หน่วยบริการทางการแพทย์ พยาบาล และหน่วยงานสนับสนุนอื่นสามารถปฏิบัติงานได้อย่างต่อเนื่อง ปลอดภัย รวดเร็ว และถูกต้องตามระเบียบ
แม้ไม่ได้ให้บริการผู้ป่วยโดยตรง แต่มีผลต่อคุณภาพการให้บริการของโรงพยาบาลโดยรวมอย่างชัดเจน ทั้งความพร้อมของสถานที่ ความปลอดภัย ความสะอาด ภาพลักษณ์องค์กร ความโปร่งใส และความคล่องตัวของระบบสนับสนุน
เป็นหน่วยงานสนับสนุนที่มีประสิทธิภาพ โปร่งใส ปลอดภัย รวดเร็ว และเป็นมืออาชีพ เพื่อสนับสนุนการให้บริการสุขภาพของโรงพยาบาลอย่างมีคุณภาพ
10 งานหลักที่เชื่อมโยงโดยตรงกับคุณภาพและความปลอดภัยของบริการ
รับ-ส่งหนังสือ จัดทำเอกสาร ประสานงานภายในและภายนอก จัดเก็บและค้นคืนเอกสาร
รับเงิน จ่ายเงิน จัดทำบัญชี วิเคราะห์สถานการณ์การเงิน รายงานการเงิน เก็บรักษาเงินและเอกสาร
จัดซื้อจัดจ้าง เบิกจ่าย ตรวจรับ ควบคุมพัสดุ จัดทำทะเบียนครุภัณฑ์
ดูแล บำรุงรักษาเครื่องมือ อุปกรณ์การแพทย์และทั่วไป ระบบไฟฟ้าและโครงสร้างให้ใช้งานได้
จัดบริการรถโรงพยาบาล ตรวจสภาพรถ บันทึกการใช้รถ และติดตามการซ่อมบำรุง
ควบคุมการเข้าออก เฝ้าระวังเหตุผิดปกติ ตรวจพื้นที่ และรายงานเหตุการณ์
ดูแลความสะอาด การจัดการขยะทั่วไปและขยะติดเชื้อเบื้องต้น และสภาพแวดล้อม
จัดเตรียมห้องประชุม อุปกรณ์ เอกสาร สถานที่ และประสานงานกิจกรรม
สนับสนุนภารกิจเร่งด่วน งานพิธีการ งานรับรอง และงานที่ได้รับมอบหมาย
ดูแลภูมิทัศน์ ต้นไม้ สนามหญ้า และบริเวณโดยรอบให้สะอาด ร่มรื่น สวยงาม ปลอดภัย
ข้อมูลถูกต้อง งานสนับสนุนรวดเร็ว ปฏิบัติตามระเบียบ ลดความเสี่ยง และช่วยให้การบริหารคล่องตัว
ได้รับบริการสนับสนุนทันเวลา ขั้นตอนชัดเจน ติดต่อสะดวก และติดตามสถานะงานได้
มีทรัพยากร สถานที่ และการสนับสนุนพร้อมต่อการดูแลผู้ป่วย
สถานที่สะอาด ปลอดภัย เป็นระเบียบ มีป้ายและจุดติดต่อชัดเจน
ขั้นตอนประสานงานชัดเจน ยุติธรรม โปร่งใส และมีผู้รับผิดชอบชัดเจน
ทรัพยากรและสถานที่พร้อมใช้ การจัดซื้อจัดจ้างยุติธรรม โปร่งใส ตรวจสอบได้
| ตำแหน่ง | จำนวน | บทบาทสำคัญ |
|---|---|---|
| หัวหน้ากลุ่มงานบริหารทั่วไป | 1 | วางแผน ควบคุม กำกับ ประเมินผล และพัฒนาระบบงานบริหารทั่วไป |
| เจ้าหน้าที่ธุรการ/สารบรรณ/งานการเจ้าหน้าที่ | 1 | รับ-ส่งเอกสาร ทำหนังสือประสานงาน จัดเก็บเอกสาร และงานการเจ้าหน้าที่ (สรรหา บรรจุ คัดเลือก ประเมิน ทะเบียนประวัติ) ด้วยความถูกต้องและเป็นปัจจุบัน |
| เจ้าหน้าที่การเงินและบัญชี | 4 | รับ-จ่ายเงิน จัดทำบัญชี วิเคราะห์สถานการณ์การเงิน รายงานการเงิน เก็บรักษาเงินและเอกสาร |
| เจ้าหน้าที่พัสดุ | 5 | จัดซื้อ จัดจ้าง เบิก-จ่าย ควบคุมพัสดุและครุภัณฑ์ |
| พนักงานขับรถ | 7 | ให้บริการยานพาหนะอย่างปลอดภัย ตรงเวลา และบันทึกการใช้รถ |
| พนักงานทำความสะอาด | 7 | ดูแลความสะอาดและสิ่งแวดล้อมในพื้นที่รับผิดชอบ |
| นายช่างเทคนิค | 2 | ดูแล บำรุงรักษาเครื่องมือ อุปกรณ์การแพทย์และทั่วไป ระบบไฟฟ้าและโครงสร้าง |
| พนักงานเกษตร | 2 | ดูแลภูมิทัศน์ ต้นไม้ สนามหญ้า และบริเวณโดยรอบให้สะอาด ร่มรื่น ปลอดภัย |
6 กระบวนการหลัก พร้อมมุมมองคุณภาพในทุกขั้นตอน
รับหนังสือจากภายใน/ภายนอก ตรวจสอบความครบถ้วนเบื้องต้น
บันทึกเลขรับ วันที่ เจ้าของเรื่อง ประเภท และความเร่งด่วน
แยกตามผู้รับผิดชอบ ความสำคัญ และกรอบเวลา
เสนอเพื่อพิจารณาสั่งการ อนุมัติ หรือมอบหมาย
ส่งต่อตามคำสั่งการ พร้อมบันทึกผู้รับและวันที่
ติดตามเอกสารที่ต้องดำเนินการต่อให้ชัดเจน
จัดเก็บตามหมวดหมู่ ระยะเวลา และแนวทางค้นคืน
รับคำขอซื้อ/เบิกพัสดุ พร้อมตรวจสอบความจำเป็น
ตรวจวงเงิน แผนจัดซื้อ และความสอดคล้องกับระเบียบ
ดำเนินการตามขั้นตอนและเอกสารที่กำหนด
ตรวจความถูกต้อง ครบถ้วน คุณภาพ และเอกสารประกอบ
ส่งมอบพัสดุให้หน่วยงานผู้ขอ พร้อมหลักฐานการรับ
บันทึกพัสดุ ครุภัณฑ์ ราคาทุน สถานที่ใช้งาน ผู้รับผิดชอบ
ติดตามการใช้ การซ่อม การโอนย้าย และการจำหน่าย
ตรวจความสะอาด ความเรียบร้อย ความปลอดภัย และจุดเสี่ยง
รับแจ้งไฟเสีย น้ำรั่ว ประตูชำรุด พื้นลื่น หรืออุปกรณ์เสีย
แบ่งระดับตามผลกระทบต่อบริการ ความปลอดภัย ความต่อเนื่อง
แก้ไขเบื้องต้น หรือประสานช่าง/ผู้รับเหมา
ตรวจคุณภาพหลังแก้ไขและยืนยันกับหน่วยงานผู้แจ้ง
บันทึกวันเวลา ปัญหา สาเหตุ วิธีแก้ไข ผู้รับผิดชอบ
วิเคราะห์ปัญหาซ้ำเพื่อจัดทำแผนบำรุงรักษาเชิงป้องกัน
รับแบบฟอร์ม ระบุวัตถุประสงค์ เส้นทาง เวลา ผู้โดยสาร
ตรวจความจำเป็น ความเร่งด่วน และการอนุมัติ
จัดสรรรถให้เหมาะกับภารกิจและความพร้อมของรถ
ตรวจน้ำมัน เบรก ยาง ไฟ อุปกรณ์ฉุกเฉิน และความสะอาด
ให้บริการตามเส้นทางและเวลา โดยคำนึงถึงความปลอดภัย
บันทึกระยะทาง เวลา น้ำมัน ภารกิจ และปัญหาที่พบ
ตรวจเช็ค ซ่อมบำรุง ติดตามทะเบียน/ประกันภัยตามกำหนด
กำหนดจุดรักษาความปลอดภัย เวรปฏิบัติงาน และรอบตรวจ
ดูแลบุคคล ยานพาหนะ ผู้มาติดต่อ และพื้นที่จำกัด
ตรวจความเรียบร้อยตามรอบเวลา โดยเฉพาะจุดเสี่ยง
สังเกตเหตุทะเลาะวิวาท ลักทรัพย์ อุบัติเหตุ หรือภัยคุกคาม
แจ้งหัวหน้างานและหน่วยงานที่เกี่ยวข้องทันทีเมื่อพบเหตุ
บันทึกเหตุการณ์ประจำวันและเหตุการณ์สำคัญ
วิเคราะห์เหตุการณ์เพื่อปรับมาตรการป้องกัน
รับข้อมูลค่าบริการจากระบบ HIS รับชำระเงิน ออกหลักฐาน สรุปรายรับ นำฝากธนาคาร
รับเอกสารขอเบิก ตรวจสอบ จัดทำใบเบิกจ่าย เสนออนุมัติ จ่ายเงิน เก็บเอกสาร
รวบรวมเอกสาร ตรวจสอบความถูกต้อง บันทึกบัญชี และปิดบัญชีประจำเดือน
ดึงข้อมูลบัญชีธนาคาร เปรียบเทียบยอด วิเคราะห์ผลต่าง เสนออนุมัติ
รายงานประจำเดือน ประจำไตรมาส และประจำปี
| ความเสี่ยง (Risk) | ระดับ | ผลกระทบ (Impact) | แนวทางควบคุม/ป้องกัน (Control) |
|---|---|---|---|
| เอกสารสูญหายหรือส่งช้า | ปานกลาง | การตัดสินใจล่าช้า งานสะดุด ติดตามความรับผิดชอบยาก | ใช้ทะเบียนรับ-ส่งเอกสาร ระบบติดตาม เลขรับชัดเจน และกำหนดผู้รับผิดชอบ |
| จัดซื้อจัดจ้างไม่ถูกต้องตามระเบียบ | สูง | เสี่ยงต่อข้อร้องเรียน ตรวจสอบไม่ผ่าน กระทบความน่าเชื่อถือ | ใช้ Checklist เอกสาร ตรวจทานก่อนอนุมัติ และอบรมระเบียบพัสดุ |
| พัสดุจำเป็นไม่เพียงพอ | สูง | หน่วยบริการทำงานติดขัด และอาจกระทบผู้ป่วย | กำหนด Minimum Stock วิเคราะห์อัตราการใช้ และจัดทำแผนจัดซื้อประจำปี |
| อาคารสถานที่ชำรุด กระทบบริการ | สูง | เกิดอุบัติเหตุ บริการหยุดชะงัก หรือเกิดข้อร้องเรียน | ตรวจพื้นที่ตามรอบ จัดระบบแจ้งซ่อม และมีแผน Maintenance |
| รถยนต์ไม่พร้อมใช้หรือเกิดอุบัติเหตุ | สูง | กระทบภารกิจ ความปลอดภัย และภาพลักษณ์โรงพยาบาล | ตรวจสภาพรถก่อนใช้ อบรมพนักงานขับรถ และติดตามการซ่อมบำรุง |
| บุคคลภายนอกเข้าพื้นที่โดยไม่ได้รับอนุญาต | ปานกลาง | เสี่ยงต่อความปลอดภัยของผู้ป่วย บุคลากร และทรัพย์สิน | ควบคุมทางเข้าออก และกำหนดพื้นที่ควบคุม |
| ความสะอาดไม่เป็นไปตามมาตรฐาน | ปานกลาง | กระทบภาพลักษณ์ ความปลอดภัย และการควบคุมการติดเชื้อ | กำหนดมาตรฐานทำความสะอาด Checklist และตรวจประเมินสม่ำเสมอ |
| ขยะหรือสิ่งแวดล้อมจัดการไม่ถูกต้อง | ปานกลาง | เสี่ยงต่อสุขภาพบุคลากรและมาตรฐานโรงพยาบาล | แยกประเภทขยะ อบรมเจ้าหน้าที่ และตรวจติดตามร่วมกับ IC/ENV |
Target Dashboard — ตัวชี้วัดที่ใช้กำกับติดตามคุณภาพของหน่วยงาน
ระบบเอกสารควบคุมคุณภาพ ที่ช่วยให้ ควบคุม · ติดตาม · ตรวจสอบ · พัฒนา ระบบงานได้
ควบคุมและติดตามเอกสาร
แจ้งความต้องการพัสดุหรือบริการ
ควบคุมการรับ เบิก จ่าย โอนย้าย และสถานะพัสดุ
แจ้งปัญหาอาคาร สถานที่ หรืออุปกรณ์
ควบคุมการใช้ยานพาหนะ
ตรวจความพร้อมและความปลอดภัยก่อนใช้งาน
บันทึกเหตุการณ์และการตรวจพื้นที่
ประเมินคุณภาพงานแม่บ้านและสิ่งแวดล้อม
ประเมินคุณภาพบริการสนับสนุน
รายงาน ทบทวน และป้องกันเหตุการณ์ไม่พึงประสงค์
6 เสาหลักด้านความปลอดภัย (Safety Pillars)
โครงสร้าง พื้นที่ใช้สอย และสภาพแวดล้อมที่ปลอดภัยต่อทุกคน
อุปกรณ์ดับเพลิง ทางหนีไฟ แผนฉุกเฉิน และการซ้อมแผน
การเฝ้าระวังและคุ้มครองทุกคนในพื้นที่โรงพยาบาล
ตรวจสภาพรถ บันทึกการใช้ และพฤติกรรมการขับขี่ปลอดภัย
กำหนดสิทธิ์การเข้าถึงและระบบควบคุมครุภัณฑ์
ตรวจสภาพ จัดทำคู่มือ และแจ้งซ่อมเมื่อพบความผิดปกติ
ปัญหาและโอกาสพัฒนา พร้อม Roadmap 3 ระยะ
งานเอกสารล่าช้า
การแจ้งซ่อมซ้ำหลายครั้ง
พัสดุขาดในบางช่วง
พื้นที่บางจุดไม่สะอาดต่อเนื่อง
การใช้รถไม่เป็นระบบ
ข้อร้องเรียนเรื่องการประสานงาน
ทำให้ ติดตามงานได้ — พัฒนาระบบติดตามหนังสือ/เอกสาร และระบบแจ้งซ่อมพร้อมติดตามสถานะ
ลดปัญหาซ้ำและ เพิ่มความพร้อมใช้ — Checklist ตรวจความสะอาด แผนบำรุงรักษารถ และคลังพัสดุแบบ Minimum Stock
พัฒนา ระบบสนับสนุนเชิงรุก — ทบทวนระบบควบคุมการเข้าออก และใช้ข้อมูลความพึงพอใจในการบริหาร
Skill Matrix — สมรรถนะสำคัญของบุคลากรในหน่วยงาน
วงจรคุณภาพ PDCA
กำหนดตัวชี้วัดและแผนคุณภาพของหน่วยงาน
ดำเนินงานตามกระบวนการที่กำหนด
ติดตามรายเดือน รายไตรมาส รายปี วิเคราะห์ข้อร้องเรียนและอุบัติการณ์
ทบทวน ปรับปรุง รายงานผู้บริหาร และใช้ผลความพึงพอใจพัฒนางาน
“งานบริหารทั่วไปเป็นระบบสนับสนุนสำคัญที่ทำให้บริการของโรงพยาบาลดำเนินต่อเนื่อง ปลอดภัย และมีประสิทธิภาพ การพัฒนาหน่วยงานจึงมุ่งเน้นระบบงานที่ชัดเจน ติดตามได้ ข้อมูลถูกต้อง ตรวจสอบได้ อาคารสถานที่สะอาดปลอดภัยพร้อมใช้ บุคลากรมีจิตบริการ ทำงานเชิงรุก และพัฒนางานอย่างต่อเนื่อง”